在現今的環球競爭環境，各國企業均擁有國際認可的專業品質或管理資格以增加競爭優勢及提升品牌價值，而ISO國際品質認證便是其中一項最受歡迎的國際認證。

妥善的文檔處理對執行ISO國際品質認證的公司尤為重要。在商業電子化還未成熟發展時，企業往往依賴傳統紙張作商業文件檔案記錄，然而隨著年月文件及紙張數量急速增加，企業一方面保存日益增加的重要文件，但另一方面需要合適的文件索引方案來協助查閱、監控及管理。著名的廣州雙魚體育用品集團有限公司及廣東名冠集團便是當中早年榮獲ISO國際品質認證的公司，正需要優秀的電子文檔方案來提升工作效率。

廣州雙魚體育用品集團有限公司（雙魚集團）是中國最大的體育用品生產商之一。產品種類繁多，包括雙魚乒乓器材系列、金雀羽毛球系列、長虹足球系列等，並獲多項國際賽事選為指定用品，如亞洲杯、世界錦標賽等等。近年來，雙魚集團以科學的管理、現代化的生產、高新的技術、質量和良好聲譽使雙魚牌體育器材成為國內外知名品牌。它生產的雙魚牌乒乓球從1979年起一直被國際乒聯批准為國際比賽用球，而其他產品包括金雀羽毛球系列及足、籃、排三大球系列亦多項國內外賽事選用。

雙魚集團對產品的質素非常重視，一直採取嚴格的生產及品質監控工序，並於2001年榮獲ISO9001品質認證。雙魚集團最初依賴人手來管理有關文件檔案的記錄及存儲工序，由於ISO對文件監控的程序極為繁複，對文件開列、改動、審批以至發放、複製的管制都非常嚴謹。

廣州雙魚體育用品集團有限公司質量管理部部長劉偉元先生表示：「雙魚集團一直嚴格執行ISO品質監管程序。由於我們以人手處理ISO的文檔記錄，因此，文件版本數量及控制非常困難。ISO國際品質認證要求企業以系統的方式整理文件，以詳細記錄企業相關的工作程序及措施，每個更新版本均需要妥善管理，因此不論文件作任何改動，我們必須徹底將所有相關文件馬上修改，過程中若有任何遺漏，就會出現資料錯誤或缺失等問題。有時我們面對新版本在書面上流通，但舊版本仍然應用於實際工作層面的問題。因此每次修改文件，往往需時數天處理，大大影響工作效率。」

除此之外，雙魚集團還面對的問題包括：
由於文件更改及保儲涉及大量的複印，因此紙張浪費嚴重，不合符環保效益
文件管理成本高，發放工作度非常大
文檔查找、查閱困難
以人手傳遞、複印及整理各項文件，使文件保密困難

對於文件電子化帶來的好處，廣東名冠集團ISO項目經理羅文杰先生也甚表贊同。

廣東名冠集團下屬公司之一廣東華冠鋼鐵有限公司，廠區佔地總面積達70萬平方米，投資數十億元人民幣，主要生產各種塗鍍板材的大型鋼鐵生產，年產總量高達100萬噸，銷售量佔華南地區銷售總量的40%以上。

廣東名冠集團ISO項目負責人羅文杰先生表示：「華冠鋼鐵以創鋼鐵名牌產品為目標，努力提升質量管理，不斷完善質量管理體系。華冠鋼鐵於2003年通過了2000版ISO9001國際品質認證，並一直以人手來管理文件工作。由於文件數量越來越多，管理沒有規範化，每次文件改動需要審批時間及辦理週期冗長，審批後又經常變更，使資源重複投入，嚴重影響工作效率。」

為徹底解決文件管理問題，雙魚體育用品集團及廣東名冠集團決定以電子化取代人手文檔管理。在選擇管理系統時，主要考慮以下因素：：

保密度高 ─ 新電子文件系統必需提供強大的權限管理功能，增加文控及管理效率
易於使用 ─ 由於文件審理需要跨部門協作，使用系統人數眾多，因此系統必須簡單清晰，以減輕培訓的工作
技術支援 ─ 供應商必須經驗充足，並能提供專業技術支援

在眾多資訊科技服務供應商中，他們均選擇了COL公司的ISO文檔管理解決方案。COL 公司的ISO文檔管理解決方案基於Microsoft（微軟）平台研發，採用B/S架構，並嚴格遵循ISO文檔管理的指導原則與操作規範，對所有文檔都有完整的創建、審批、發佈、修改、分發、簽收、歸檔、廢止及恢復流程的全生命週期管理。

雙魚體育用品集團劉先生指出，經仔細研究後，集團發現COL的ISO文件解決方案簡明易用，不但解決當前ISO管理的問題，而且更為企業帶來新的管理思路，提升文控中心的文件管理及工作效率。雙魚體育用品集團於系統運作三個月後，文控員工的工作效率提高了50%，文件發放完全電子化，系統網絡化得以實現；文件管理有序，查找、查閱更為快捷方便。紙張浪費的情況得以大大改善，辦公成本減低30%。「我們對COL的銷售人員專業、務實、積極的工作態度印象非常深刻，他們專業顧問給予我們非常實用的技術建議，不但協助我們於2個月內由技術咨詢至方案落實及系統實施迅速完成，而且系統施行及文檔轉移過程非常暢順。」劉先生道。

廣東名冠集團羅先生亦表示，名冠集團非常重視企業形象，集團對公司營運及管理的要求極高，因此ISO質量體系管理信息化是集團重點項目之一。廣東名冠集團實施COL ISO文檔管理解決方案後，文件審批週期由原來的7日提升至1-2日，文控中心的人手減少50%，不但文件分類清晰，查閱更快，資源運用更為有效，監控保密更為完善。羅先生表示：「我們對COL的ISO文檔系統非常滿意，下一步，我們會研究採納RFID系統的可行性以進一步提升管理水平。」

廣州雙魚體育用品集團劉先生與廣東名冠集團羅先生認為COL ISO文檔管理解決方案不單完全符合ISO嚴格的文件管理、儲存及監控的要求，更大大提升企業營運效率，因此非常適合所有準備或已實施ISO品質認證的企業採用。